Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren rapide verändert. Digitale Technologien sind auf dem Vormarsch und halten Einzug in fast alle Branchen und Geschäftsmodelle. Auch die Welt des Inkassos ist davon betroffen. Über das Internet besteht die Möglichkeit, mit Kunden und säumigen Zahlern direkt zu kommunizieren. Dadurch werden viele Prozesse verschlankt und erleichtert. Jetzt können persönliche Gesprächs- und Verhandlungstermine auf ein Minimum reduziert werden. Das spart Zeit und Kosten für alle Beteiligten. Doch wie funktioniert Webinkasso und was ist in diesem Zusammenhang bedeutsam?
Die Mitgliedsunternehmen im Verband VGIS.ch sind geprüfte Betriebe aus der Inkassobranche mit langjähriger Erfahrung. Sie sind mit den Abläufen beim Webinkasso bestens vertraut. Die Mitarbeitenden verrichten Ihre Tätigkeiten zielgerichtet, seriös und vertrauensvoll und sorgen dafür, dass Sie als Kunde schnell Ihr Geld erhalten werden.
Beim herkömmlichen Inkasso von Forderungen steht der persönliche Kontakt zum Kunden im Vordergrund. Sie übergeben eine unbezahlte Rechnung, die vom Schuldner nicht beglichen worden ist. Nach Prüfung des Sachverhaltes beginnt das Inkassounternehmen mit seiner Arbeit. Im Unterschied dazu nutzt das Inkasso über das Internet moderne Kommunikationskanäle. Es ist dann nicht mehr erforderlich, persönlich, telefonisch oder per Post Kontakt aufzunehmen. Alle erforderlichen Schritte werden komplett digital abgewickelt.
Durch die Vereinfachung des Ablaufes können mit dem Inkasso über das Internet folgende Dienstleistungen angeboten werden:
Diese Dienstleistungen können sowohl für private Gläubiger als auch für Unternehmen durchgeführt werden. Praktisch ist die Bereitstellung von E-Mail Formularen, die über das Internet bequem ausgefüllt und vom Inkassounternehmen bearbeitet werden.
In einem ersten Schritt benötigen Sie eine gesicherte Verbindung über das Internet zu dem Inkassounternehmen Ihrer Wahl. Sie erhalten vom Dienstleister Zugang zu einem eigenen Account, welcher durch ein sicheres Passwort geschützt wird. Nach dem Login haben Sie die Gelegenheit, Ihren Auftrag zu erteilen. Dabei kann es sich beispielsweise um den Inkassoauftrag eines säumigen Zahlers oder eine Bonitätsauskunft für ein neues Kundengeschäft handeln. Beim Inkasso über das Internet stehen eine sichere Netzverbindung und die Anforderungen des Datenschutzes an erster Stelle. Damit wird gewährleistet, dass keine sensiblen Daten an unbefugte Dritte gelangen.
Strukturierte Arbeitsprozesse und kurze Wege sind die beiden wichtigsten Merkmale, die das Inkasso über das Internet auszeichnen. Das Verfahren ist insbesondere dann eine gute Option, wenn die Sachlage eindeutig ist und der Inkassofall vom Ausmass her nicht zu umfangreich ist. Die einzelnen Schritte beim Webinkassoverfahren sind vorgegeben und können von den Mitarbeitenden Ihres Dienstleisters kurzfristig bearbeitet werden. Dabei ist es ein weiterer Vorteil, dass über das Internet Prozesse automatisch angestossen werden können. Beim Webinkasso ist es unerheblich, an welchem Ort sich der Schuldner befindet.
Wenn Sie als Unternehmen in grossem Stil Massenware an Kunden verkaufen, bleibt es nicht aus, dass Rechnungen nicht bezahlt werden. Besonders wenn es sich dabei um kleinere Beträge handelt, ist ein Gerichtsverfahren aus Kostengründen gut zu überlegen. Schnell haben die kalkulierten Gebühren für einen Prozess den Wert der offenen Forderung überschritten. Mit dem Masseninkasso über das Internet haben Sie die Gelegenheit, durch standardisierte Prozessabläufe enorme Kosten zu sparen. Oft genügt eine vorgefertigte Mahnung von einem Inkassounternehmen, um einen säumigen Schuldner zur Zahlung zu motivieren.
Bei der Auswahl des Dienstleisters, den Sie mit der Beitreibung der offenen Rechnungen beauftragen möchten, haben Sie eine grosse Auswahl. Bisher haben Kunden meist ein Inkassobüro vor Ort beauftragt, bei dem in persönlichen Gesprächen der Auftrag erteilt wurde. Digitale Medien geben Ihnen freie Auswahl bei der Wahl Ihres Inkassobüros. Die unserem Verband angeschlossenen Partnerunternehmen sind geprüft und es werden laufend strenge Qualitätskontrollen durch unsere Mitarbeitenden durchgeführt. Auf Ihren Wunsch hin kann sich durch das Inkasso über das Internet auch ein Inkassounternehmen aus einem anderen Kanton um Ihre Angelegenheiten kümmern.
Mit dem passwortgeschützten Account als Verbindung zu Ihrem Inkassobüro sind Sie über jeden Schritt bei der Beitreibung Ihrer offenen Forderung bestens informiert. Sobald es Neuigkeiten gibt oder der nächste Schritt vom Dienstleister angestossen wird, erhalten Sie sofort eine Nachricht in Ihrem Postfach. Das erspart Zeit und Sie können in eiligen Fällen direkt digital antworten. Besonders in Firmen mit einer umfangreichen Buchhaltung erspart Webinkasso zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Das digitale Postfach ermöglicht es jedem Mitarbeitenden mit Zugriffsrecht direkt auf Inkassofälle zuzugreifen und alle Informationen befinden sich einheitlich an einem zentralen Ort.
Der Einzug modernster Technik hat auch die Welt des Forderungsmanagements erreicht. Es ist nicht mehr erforderlich, offene Rechnungen beim Inkassobüro vor Ort zum Einzug zu geben. Mit dem Webinkasso gibt es eine Alternative, die schnell und unkompliziert geeignete Lösungsansätze zur Beitreibung von offenen Rechnungen bietet. Der Zugang zu einem der geprüften Inkassofirmen unseres Verbandes VGIS.ch erfolgt einfach und sicher über einen separaten Account mit Passwortschutz. Besonders für eindeutig gelagerte Inkassoaufträge oder das Masseninkasso überschaubarer offener Rechnungen ist das kostengünstige Verfahren besonders gut geeignet.